Adjointe exécutive

Description de l'entreprise

Êtes-vous à la recherche d'une expérience significative avec des enjeux importants?
Aimeriez-vous travailler pour une entreprise engagée pour l'environnement?
Rejoignez Veolia !

Veolia a pour ambition d'être l'entreprise de référence de la

. Notre mission de «  » démontre l'engagement indéfectible de nos 220 000 employés à créer un impact positif pour notre planète.

En rejoignant Veolia Water Technologies, non seulement vous deviendrez Ressourceur, mais vous participerez également à la fourniture de solutions complètes pour le traitement de l'eau. En innovant dans des domaines clés tels que le développement durable, la valorisation des ressources et des produits, nous souhaitons proposer des solutions liées à l'eau adaptées à chaque application.

Chez Veolia Water Technologies Canada, nous nous engageons à responsabiliser nos employés, à prendre leurs propres décisions et à faire une réelle différence. Nous recherchons des personnes partageant les mêmes idées qui peuvent partager notre passion.

Devenez acteur de la transformation écologique en nous rejoignant ! 🌿🌍

Description du poste

Notre Adjointe exécutive supportera l’équipe de direction exécutive soit le président et son équipe de direction.  Votre rôle sera entre autres d’offrir un soutien administratif, d’organiser des événements spécifiques corporatifs (réunions, conférences, etc), de coordonner des déplacements mais également de préparer les présentations.

• Rédiger, mettre en page et mettre à jour des documents et produire des présentations.;
• Effectuer des traductions de mémo, lettres ou tout autre document;  
• Créer des tableaux de bord et en faire le suivi;
• Organiser et coordonner les voyages professionnels (hôtels, avion, réunion, etc);
• Effectuer les comptes de dépenses dans le système Concur;
• Recevoir et diriger les demandes de renseignements vers les directions concernées;
• Organiser et coordonner la logistique des événements corporatifs (réunion de ventes, réunion exécutive mensuelle, réunion des employés (2 fois par année), réunion des directeurs, etc.) 
• Faire la collecte de sujets et préparer les ordres du jour des réunions dont elle est responsable; réunir la documentation et faire les suivis.
• Coordonner et mettre à jour le registre des lobbyings;
• Sortir et analyser les rapports de ventes mensuelles entre les systèmes Skywater et XRT;
• S’assurer que les feuilles de temps et les demandes de congé de sa direction soient complétées en vue du traitement de la paie;
• Soutenir le directeur financier pour le suivi de l’ensemble des comptes des dépenses de l’entreprise dans le système Concur, en faire le suivi et transmettre les courriels nécessaires;
• Effectuer les changements dans notre système ERP: LATIS;
• Effectuer les demandes de carte de crédit corporative Concur pour les employés;
• Apporter un support administratif à l’équipe finance, ressources humaines et légale;
• Toutes autres tâches nécessaires à la bonne continuation des activités administratives.

Qualifications

• DEC ou Baccalauréat en administration ou expérience équivalente;
• Un minimum de 5 années d'expérience pertinente;
• Connaissance avancée des outils Google Suite ou équivalent dans Microsoft Office; - Google sheet, Google doc, Google présentation;
• Expérience en organisation d’événements (réunion et autres) et coordination de voyage.
• Excellentes habiletés de communication écrite et orale autant en anglais qu’en français (bilinguisme requis);
• Excellentes relations interpersonnelles et capacité reconnue à travailler efficacement en équipe;
• Capable de gérer ses priorités en travaillant avec plusieurs gestionnaires;
• Organisé, souci du détail et rapidité d'exécution;
• Attitude positive et professionnelle; 
• Discrétion et confidentialité.

Informations supplémentaires

• Horaire de 37.5hrs
• Possibilité de télétravail 2 jours/semaine & horaire d'été (fin de la semaine vendredi à 13h)
• 10 journées de maladie payées
• 85% de la couverture d'assurance collective (plan intermédiaire) payée par l'employeur 
• Jusqu'à 7% de cotisation au régime de retraite simplifié de la part de l'employeur
• Programme de partage de profits
• Activités sociales multiples

En tant qu'entreprise inclusive, Veolia s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.